En una pyme, el recorrido real de una tarea suele estar repartido entre dirección, administración, comercial y operaciones. Un diagnóstico de IA pone esas piezas en común para decidir qué merece una primera prueba y qué hay que resolver antes.
Para una empresa de Gipuzkoa, trabajar sobre ejemplos del día a día ayuda a concretar la conversación: una solicitud que pasa por varios departamentos, información que se vuelve a copiar o un informe que cuesta preparar. El valor del diagnóstico está en las decisiones que deja claras.
Qué debería quedar claro al terminar
El proceso actual y su problema
Un esquema breve con el punto de entrada, las herramientas, las personas que intervienen, las salidas y las excepciones. Debe permitir que quienes hacen el trabajo reconozcan lo que ocurre de verdad.
Los candidatos y la prioridad
Una lista razonada de mejoras: qué podría resolverse con una integración o reglas, dónde merece la pena probar IA y qué conviene dejar fuera. Una prioridad tiene que explicar su utilidad y sus límites.
Los datos y dependencias
Qué información hace falta, dónde está, quién la mantiene y qué acceso puede utilizarse. También qué depende de un proveedor o de otro departamento y qué falta comprobar.
El alcance de una primera prueba
Una tarea acotada, el resultado esperado, las validaciones humanas, las exclusiones y la forma de volver a la operativa habitual. El piloto necesita una persona responsable.
Las medidas y la siguiente decisión
La situación de partida, los criterios de aceptación y las señales para continuar, corregir o parar. La recomendación debe hacer visibles los supuestos que todavía no se han probado.
El formato y la profundidad de estos resultados se acuerdan según el alcance del diagnóstico. Conviene concretarlos antes de empezar.
Qué preparar para que la sesión sea útil
- Una persona que realiza la tarea. Puede explicar atajos, incidencias y trabajo que no aparece en el procedimiento escrito.
- Una persona que puede decidir. Debe poder aclarar prioridades, límites y dependencias.
- Ejemplos representativos. Incluye un caso normal y una excepción, con información anonimizada cuando sea necesario.
- Herramientas y volumen. Anota dónde entra la información, con qué aplicaciones se trabaja y con qué frecuencia ocurre la tarea.
- Un problema observable. Tiempo, errores, esperas o esfuerzo de revisión. Si todavía no se mide, indícalo.
Para una primera consulta, describe el proceso. No envíes contraseñas, bases de clientes ni documentación confidencial a través del formulario general.
Lo esencial del esquema
- Consulta: formulario web; recepción comprueba datos incompletos.
- Recopilar contexto: correo y registro; el equipo comercial detecta información que falta.
- Preparar propuesta: contexto y catálogo; el equipo comercial revisa casos fuera de alcance.
- Revisión comercial: una persona autorizada valida precio y compromisos.
Es un ejemplo hipotético para diagnosticar el proceso, no una implantación ni un resultado prometido.
Ejemplo: de una consulta a una propuesta comercial
Imagina que una solicitud entra por la web, se copia a una hoja, se completa con un correo y termina en una propuesta. El diagnóstico recorre esos pasos con el equipo y pregunta dónde se pierde información, qué se repite y quién valida el precio y el compromiso con el cliente.
La primera mejora podría ser conectar los registros. Una prueba de IA podría limitarse a preparar un resumen para revisión. Son opciones a evaluar, no un resultado prometido ni una implantación ya realizada.
Este ejemplo ayuda a separar tres problemas diferentes: información que no circula, información insuficiente y trabajo de interpretación. Cada uno puede necesitar una solución distinta.
Cuándo aporta valor una sesión presencial
Observar la tarea en su entorno puede ser útil cuando intervienen varios equipos, documentos físicos o pasos difíciles de mostrar en una llamada. Otras revisiones pueden hacerse en remoto. La modalidad se elige según el proceso y la información necesaria.
VITE tiene experiencia trabajando con empresas de Gipuzkoa y Álava. Puedes consultar nuestro enfoque de IA para empresas en Gipuzkoa y IA para empresas en Álava.
Qué hacer con la recomendación
Si la prueba tiene sentido, el siguiente paso es acordar alcance, coste, responsabilidades y forma de validación. Si faltan datos o el problema puede resolverse de forma más sencilla, conviene ocuparse primero de eso.
Para priorizar varias oportunidades, consulta cómo elegir tu primer caso de uso de IA. Si también estás valorando financiación, revisa por separado la guía del Bono IA: un diagnóstico técnico no acredita el acceso a una ayuda.
¿Qué tarea quieres revisar primero?
Cuéntanos cómo se hace hoy, qué herramientas utilizáis y qué te gustaría mejorar. Empezaremos por entender el proceso.